Corso come gestire il tempo
Come gestire bene il tuo tempo : la guida passo passo
Pianificare I compiti
Una volta Churchill disse che se si vuole che un compi-to venga svolto, bisogna affidarlo a una persona già molto indaffarata. Sembra infatti che le persone molto affaccendate riescano a controllare il tempo meglio dellealtre. Sembrano in grado di stipare un maggior numero dicose nella loro giornata e riescono sempre a trovare un modo per infilare un ulteriore compito nel loro programma. A queste persone ciò può succedere perché:
-sentono per natura il bisogno di portare a termine le cose prendono seriamente le scadenze e non amano mancarle
-hanno sviluppato la capacità necessaria a fare le cose in tempo
-sono pienamente consapevoli della loro responsabilità all’interno di un’organizzazione.
Conoscere le proprie responsabilità
Nel mondo del lavoro, ogni mansione ha un nome ed una descrizione implicita che delineano le aree di cuipersonalmente si è responsabili. È tramite la consapevolezza di quanto siete chiamati a fare che potete stabilire clo che dovreste tare, paragonandolo a quanto state facendo in realtà.
Se non possedete una descrizione della mansione, sarebbe una buona idea costruirvene una. Individuate responsabilità principali inerenti al vostro lavoro
Compilate un elenco dei compiti indispensabili per operare con efricienza. Riflettete seriamente sullo scopo effettivo della vostra mansione e su come esso contribuisca all’efficienza generale della vostra attività o professione.
Magari scoprirete di fare cose che non sono fondamentali per ottenere un’elevata prestazione professionale.
Forse sono divertenti e gradevoli, ma dovete riconoscere che non rappresentano il motivo principale per cui venite pagati.
Il primo passo per sfruttare al meglio il tempo è comprendere chiaramente quali sono Ie vostre responsabilità, cioè che cosa siete chiamati a fare. Una volta capito ciò, è molto più facile stabilire Ie proprie mete e identificare Ie priorità.
Ecco come gestire il tempo
Stabilire Ie mete
Stabilire e raggiungere le mete è una cosa fondamentale nella gestione del tempo. se non sapete ciò che dovete fare, non saprete nemmeno da cominciare.
Le mete sono utili, vi aiutano a concentrare I’attenzione su quello che state facendo· pianificare il da farsi nei limiti di un tempo stabilito,aiutare gli altri a comprendere cosa sta accadendo e a rientrare nello schema che vi siete prefissati. Conoscere le mete evita perdite di tempo. Per stabilirle efficacemente è necessario:
-scoprire cosa volete ottenere
-discutere le vostre opinioni con altri
-mettere per iscritto quanto avete deciso di fare.
Identificare le priorità
Identificare le priorità vi aiuterà a raggiungere le vostrelavoro nel suo complesso e decidete quali attività hanno la massima priorità. Esse sono classificabHi vostro
Seguenti quattro voci.
1. Compiti essenziali, trascurando I quali non adempireste del tutto al vostro ruolo
2. compiti che dovreste svolgere una volta che avrete atteso alle priorità principali
3. compiti che vi piacerebbe svolgere per tutto il tempo (di solito sono quelli che non si riesce mai a fare)
4. compiti di priorità minore ma facili e divertenti (di solito vengono fatti per primi).
Elencate i compiti che vi competono sotto queste quattro voci. Osservate la lista e assegnate il tempo a ciò che è indispensabile fare, a ciò che dovreste fare e a ciò che vi piacerebbe fare. Questo vi aiuterà a eliminare attivitàche vi aggradano ma non sono essenziali. Vi permetterà anche di decidere di svolgere di tanto in tanto un compito non essenziale ma gradevole, nella piena consapevolezza che non si tratta di una priorità assoluta, ma che lo state facendo per ricompensarvi dopo un lavoro più lungo e complesso.
Una volta individuate le priorità, non è necessario attenervisi cosÌ rigidamente da non poter cambiare il corso delle attività se le circostanze Io impongono. Siate flessibili : le situazioni possono mutare parecchio e far sì che le vostre attuali priorità diventino irrilevanti. seguire un ruolino di marcia troppo rigido in questo caso rappresenterà soltanto una perdita di tempo.
Tuttavia, se un’attività prioritaria venisse a mancare (per esempio una riunione che viene cancellata) badate a non sciupare il tempo e usate le energie risparmiate per occuparvi di un’altra voce del vostro elenco.
Capire cosa è urgente ed importante
Comprendere la differenza tra urgente e importante gioca un ruolo significativo nello sfruttamento del tempo. Le cose urgenti richiedono sveltezza, ma possono essere banali (per esempio, organizzare la disposi-zione dei posti auto). Le cose importanti richiedonoun’attenta considerazione e di solito ulteriore tempo per riflettere (per esempio, la pianificazione della vostra attività per il prossimo trimestre).
Le urgenze appaiono importanti per via dei loro limiti ditempo. Richiedono quindi azioni rapide, ma nondovrebbero portare via molto tempo. Vi capiterà di accantonare una cosa urgente per occuparvi di una importante.
Potrebbe capitarvi anche di fare il contrario, purché peròlo facciate di proposito. In questo caso, dovrete poi cercare di recuperare il tempo perduto, evitando così rimorsi e sensi di colpa.
Ovviamente esistono cose contemporaneamente urgenti e importanti, in tal caso dedicate a esse tutta la vostra attenzione. Di svolgere per primo il compito più attraente non se parla proprio finireste con il trovarvi in ritardo.
Tipi di compiti
Riflettete sulla natura delle vostre attività. calcolando quanto tempo dedicate a quelle esecutive e quante mansioni quotidiane specifiche della vostra professione.
Ecco cosa comporta gestire I vari compiti:
-riflettere prima per assicurarsi di avere a disposizione quanto è necessario per far funzionare tutto efficienza
avere la persona giusta e il materiale giusto al pgiusto nel momento giusto dire ai collaboratori cosa devono fare e gli standar
-raggiungere, e se necessario consigliarti
-assicurarsi che le persone interessate sappiano cosa (sta accadendo e cosa devono fare perché Ie funzionino.
Vale a dire pianificare, organizzare, dirigere e controllai Esaminate I’elenco delle priorità. Se non state portamavanti nessuna delle mansioni chiave a nessun livelanalizzate ciò che state facendo in realtà e come ciò inserisca tra le vostre responsabilità principali.
Potreste scoprire che gli altri stanno scaricando su di \un compito che trovano difficile, ben sapendo che svolgerete meglio. O magari potrebbe capitare che restiate bloccati da un lavoro per mancanza di attrezza-ture e di un sistema adeguato. Ma, soprattutto, forse nonavete compreso che è la vostra competenza nelle mansioni esecutive a fornire un reale contributo al risparmiodi tempo.
Conclusione :non c’è tempo da perdere:
Valutando le vostre responsabilità, stabilendo le mete,classificando I compiti in ordine di priorità e distinguen-do le mansioni urgenti da quelle importanti, troveretepiù facile pianificare un piil efficiente utilizzo del tempo.
Se tutto ciò vi appare arduo e sembra portarvi via tempo,riflettete sulla storiella dell’imperatore cinese. Costuidisse all’amministratore delle sue tenute che gli sarebbePiaciuto un viale di cedri che portasse al suo palazzo.L’amministratore obiettò”ci vorranno 300 anni prima che se ne possa usufruire”.”E allora, ” replicò I’imperatore”non c’è un minuto da perdere.
Domande da porre a voi stessi
Ho stabilito con precisione quali mansioni rientrane nelle mie responsabilità e quali no?
Le mie mete sono chiare?
Ho individuato le mie priorità?
So cosa dovrei concludere oggi?
Riesco a distinguere ciò che è importante da ciò che è urgente?
Sto svolgendo il giusto tipo di compito per fare un us(più efficace del mio tempo?
È molto meglio se…
! ldentificate I compiti essenziali.
! ldentificate e mete.
! Svolgete Ie mansioni importanti in un periodo ditempo stabilito.
! Comprendete la necessità di essere flessibili quandole priorità cambiano inaspettatamente.
! Distinguete il lavoro urgente da quello importante.
! Scegliete il giusto compito esecutivo per aiutarvi agestire meglio il tempo.
! Decidete immediatamente di programmare il vostro tempo.
programmare il tempo
Ogganizzare il vostro tempo sarebbe piti semplice se gli altri non continuassero a pretendere cose da voi, rendendovi apparentemente impossibile portare a termine
un lavoro. Qualunque cosa capiti nella giornata o qualsiasi cosa pretenda il mondo esterno, è indispensabi studiare una serie di strategie intese a ottimizzare I’irnpiego del vostro tempo.
Le scadenze
Secondo la legge di Parkinson un lavoro si espandere al punto di occupare tu«o il tempo a disposizione persuo completamento.
Ecco perché è importante darsi alcune scadenze, Senti di esse si combina poco o niente.
Le scadenze esterne esistono per assicurare il successidi un progetto. Procedendo a ritroso a partire dalla scadenza si riesce a stabilire quando cominciare
Se le scadenze sono molto strette, stabilitene al loro interno, come in una scatola cinese. Monitorare l’ora con il cellulare e rimarrete sorpresi da come , osservando l’ora, vi aiuterete a concentrarsi
Stabilite, quindi, un limite alle varie attività regolando l ora del cell. Rimarrete sorpresi come ciò aiuta a concentrarsi
Lavori gravosi
I lavori gravosi fanno paura e possono portare all’immobilismo semplicemente perché non si sa da che parte cominciare. Per esempio, se vi tocca organizzare il trasloco dell’ufficio, è importante non farsi intimidire dalla complessità dell’Impresa.
II trucco è affrontare I lavori importanti trattandoli come se fossero un’anguria : tagliarli in fette è più maneggevole.Stabilite un programma per ogni fetta e trattatene un pezzetto alla volta. Così facendo il lavoro importante diventa perfettamente possibile e voi potete seguirne i progressi secondo il vostro programma.
“Non disturbare ·
Alcune cose richiedono la vostra totale attenzione e voi dovreste riservarvi un po’di tempo per portarle avanti.
Molti si cercano un luogo di lavoro diverso e più tranquillo, ma esistono molti altri modi per evitare interruzioni organizzandosi un tempo”esclusivo”
-stabilite ore in cui siete disponibili e altre in cui non dove essere disturbati, e comunicatelo agli altri
-utilizzate la segreteria telefonica come ricevitore dmessaggi per un paio d’ore al giorno anche se siehpresenti (ciò vi permetterà di svolgere I compiti essenziali e di occuparvi dei messaggi a tempo debito)
installatevi in bagno una lavagna bianca con penna resistenti all’acqua in modo tale da poter scrivere e progettare in pace
tenetevi un taccuino di fianco al letto o in qualsiasialtro punto della casa dove andate quando siete ritas-sati : è straordinario come molte volte vengano idee importanti quando si è in relax!
utilizzate la segreteria telefonica come ricevitore dmessaggi per un paio d’ore al giorno anche se siehpresenti (ciò vi permetterà di svolgere I compiti essenziali e di occuparvi dei messaggi a tempo debito)
installatevi in bagno una lavagna bianca con penn €resistenti all’acqua in modo tale da poter scrivere eprogettare in pace
tenetevi un taccuino di fianco al letto o in qualsiasialtro punto della casa dove andate quando siete ritas-sati : è straordinario come molte volte vengano idee importanti quando si è in relax!
. chi partecipera e perché
. quali argomenti specifici verranno discussi
-cosa volete ottenere dalla riunione.
Chiunque partecipi alla riunione dovrebbe conoscere in anticipo tutto ciò, se si vuole che I’incontro sia produttivo. pertanto, se una fetta consistente del vostro tempo sene va partecipando a riunioni, fate in modo di sapere
-lo scopo della riunione
-il vostro ruolo al suo interno
che cosa dovrete fare in seguito.
5e ignorate questi tre punti, chiedetevi perché dovete partecipare alla riunione e se è necessario che siate presenti
Esistono occasioni in cui le riunioni a faccia a faccia diventano una parte indispensabile dell’attività, per esempio
-quando la situazione è COSÌ complessa che si rendenecessario valutare il linguaggio del corpo oltre che la comunicazione verbale
· quando non vi siete mai riuniti prima
-quando avete bisogno di capire come si rapportano altri tra di loro o di valutare Ie capacità di una determinata persona.
Se non sono questi I casi, potrebbero risultare pilt utiluna telefonata, un fax o una teleconferenza.
Utilizzare con efficienza il tempo dei viaggiViaggiare rischia di tradursi in una perdita di tempoaltrettanto grave. Chiedetevi sempre Io scopo di un viaggio. Se vi piace viaggiare per lavoro, o se siete obbligatia farlo, ricavate il massimo dai tempi morti
-portatevi sempre appresso un computer portatile oun’agenda elettronica e dedicatevi al lavoro
-viaggiate con un collega e parlate di lavoro, stando attenti a non rivelare troppi particolari
-riordinate la vostra v e ntiquattr’ore, eliminando ciò che non serve piil ripescate le riceyute dalle tasche, dal portafoglio e
ascoltat, nserirle nella nota spese
leggete un rnanuale management o di lingue, o riflettete sulle strategie, formulate progetti e prendete appunti
leggete le cose che avevate intenzione di leggere da anni.
Conclusione dividere il tempo
Se riuscite a programmare I tempi di lavoro in modotale che vi permettano di portare a termine I vari compi-ti, sarete maggiormente in grado di rispettare le scaden-ze. Avrete risparmiato tempo per svolgere ciò che ènecessario e scoprirete di poter fare tutte quelle cose per cui prima non avevate un minuto libero.
Lavorando con criterio, in base a limiti di tempo autoim-posti che vi evitino di sprecare tempo per una sola cosanon lasciandovene più per altre, farete il miglior uso del tempo disponibile. Gitor uso delVi sentirete anche più fiduciosi nella vostra capacità di sfruttare il tempo, senza farvi sopraffare da esso. Ciò vi fornirà la certezza di avere il controllo della vostra vita lavorativa e di riuscire a fare un’infinità di cose entro le scadenze.