Come organizzare il lavoro ed ottimizzare il tempo

Lavorare con gli altri e delegalr

Gli altri sono una parte essenziale degli affari, ma possono far perdere molto tempo. Lavorare con efficienza con loro contribuisce a gestire al meglio il tempo.

Quando si è molto occupati, si ha Ia tentaziohe di dire “Ci penso io, COSì sarò sicuro di finire, e senza problemi”.

Per un po’ funziona.

Ma alla lunga, se non sprecate un minimo di tempo ad insegnare a qualcun altro come eseguire il compito, vi troverete troppo oberati di lavoro. Se quel compito richiede un’ora del vostro tempo a settimana, e se insagnarlo ad un altro porta via due o tre ore, riuscirete a risparmiarvi circa cinquanta ore all’anno.

Come organizzare il lavoro di gruppo

Affidare un compito agli altri vi lascia pitt tempo per voistessi. Tuttavia, trovare qualcuno a cui passare il lavoro non è sempre facile.

Molti pensano che delegare significhi semplicemente affidare un compito per amore o per forza e sperare che qualcuno Lo esegua correttamente. Ma vi sono alcuni punti da tenere presente se si desidera che Il lavoro venga fatto bene ed in tempo.

È necessario scegliere qualcuno ben disposto e capace di fare quanto gli viene chiesto dire e s attarnente quello che volete e, se necei tempi e specificate a quali intervalli desiderate che possa inserirsi nel resto del lavoro della incaricata assicuratevi che chi sta per intraprendere abbia I’autorità per assumersene Ia responsabilità l’incarico prevede collaborazioni con altri so con gente esperta, appianate il terreno alla Interessata. Soprattutto, evitate di cacciare chi è reparato o adeguatamente spalleggiato n sproblematiche, come Ie”politiche azienda oltre a stabilire I risultati da ottenere, dimostr stanno a cuore. Se gli altri sanno quanto \che il compito venga svolto con successo importerà anche a loro

-controllate periodicamente I progressi e qualsiasi problema possa sorgere nel frattempo se state sviluppando le capacità di qualcuo non chiarite ciò che richiedete e perché

Vi sarà presentato sentato un lavoro da rifare per intero. E magari avrete irrimediabilmente scombussolato Ie persone incaricate, perché non solo non sono riuscite a portare a termine incompiuto ma hanno sprecato anche il loro tempo.

Esistono altre due cose importanti da ricordare delegare con efficienza significa affidare tanto incarichi piacevoli che spiacevoli. Si noterà subito se delegherete soltanto le mansioni noiose, tenendo per voi quelle interessanti. Qualora ciò accadesse, non sorprendetevi se I collaboratori saranno riluttanti ad accet-tare il lavoro da voi o non Io completeranno in temponon dovreste delegare compiti che voi stessi trovatedifficili. Se avete problemi voi, come potrebbero farmeglio gli altri? Questo è il momento di rivolgersi a unesperto, senza lasciare solo a lottare chi non è competente.

Lavorare in un tim

Tener conto del tempo degli altri farà sì che costoro rispettino il vostro. Ecco alcune idee su come ottimizzare gli sforzi congiunti.

Fissare le informazioni importanti nel momento in cui le ricevete. Se gli altri ottengono tali informazioni troppo tardi, avranno sprecato il loro tempo lavorando sulle istruzioni originali. O sprecheranno il vostro interrompendovi per porre domande.

Quando avete un’idea brillante che vi fa cambiare propositi, ricordate di comunicarla agli altri. Se non lo fate, essi continueranno nelle attività concordate precedentemente, che potrebbero aver perso d’importanza.

Concordate le scadenze con i collaboratori e spiegateloro come siete arrivati a stabilirle. Per esempio”Dobbiamo finire per martedi, e il motivo è…”.Scoprirete quanto è più facile che la gente faccia le cose in tempo se sa perché.

Se chiedete a qualcuno di lavorare fino a tardi, accertatevi che il compito sia urgente e non possa essere rimandato al giorno dopo. Altrimenti non soltanto lo avrete obbligato a sacrificare il suo tempo, ma la prossima volta sarà meno incline ad accettare un lavoro urgente.

Sono in grado di organizzare autonomamente il lavoro

Comunicare è fondamentale per accertarsi che gli altri abbiano capito cosa volete da loro, e che voi abbiate capito le istruzioni che vi vengono date. Ripensate acome impartite Ie istruzione e assicuratevi di usare parole chiare e semplici. Fate in modo che quanto dite non contenga ambiguità ; ciò aunlenta straordinario come siano poche le persone che dedicano tempo a far le cose per bene in prima battuta,al telefono controllate che le persone abbiano scritto le cose importanti chiedendo di ripetervele quando registrate un messaggio sulla vostra segreteria telefonica, invitate la gente a lasciare oltre al nome e al numero anche il giorno e l’ora in cui hanno chiamato. È sorprendente quante telefonate vengano superate dagli eventi, rendendo spesso i messaggi inutili.

Potete aiutare gli altri a fare un uso migliore del vostro tempo riflettendo su come vi impartiscono le istruzioni. Per esempio:

-verificate di aver capito quanto vi è richiesto e ponetedomande per chiarire i particolari

-Scrivete le informazioni importanti e rilegg¢tele perverificarne la precisione quando lasciate un messaggio su una segreteria telefonica, dite chi siete, il giorno e l’ora della chiamata, che cosa riguarda il vostro messaggio e il numero telefonico con il quale potete essere raggiunti in quel momento.

La disciplina necessaria a una comunicazione efficacevale il tempo che si perde. Essa evita di sprecare tempo per rimediare alle incomprensioni. Comunicare correttamente contribuisce considerevolmente a fare il miglior uso possibile del vostro tempo.

Delegare un lavoro

Lavorare con gli altri significa gestire il loro tempo come il vostro. Se sono disorganizzati, possono sprecare il vostro tempo. Quindi dovete aiutarli a fare un uso migliore del vostro tempo e del loro discutendo insieme:

-perché il lavoro deve essere fatto

-che cosa si vuole con precisione

-quando il lavoro è richiesto

-che forma dovrà avere il lavoro.

Sapere perché è necessario un lavoro fornisce preziosi indizi su ciò che bisogna fare. Se è per uso interno, può essere sufficiente una spiegazione di massima. Riuscire a concentrarsi sul destinatario finale contribuisce a evitare di sprecare tempo con informazioni sbagliate.

Sapere in quale forma il lavoro viene richiesto è anche meglio. Redigere un rapporto di 5 pagine quando bisognerebbe un breve colloquio sarebbe soltanto una perdita di tempo.

Stabilite se quanto vi è stato chiesto si adatta alle vostre priorità. In questo modo riuscirete a valutare se l’incarico non vi distrae dalle vostre attività. Se non lo fate potreste trovarvi gravati da un lavoro che non è di vompertinenza e magari scoprirvi incapaci di portarlo a termine in modo soddisfacente. Forse apparirete una per-sona indaffaratissima, ma anche incapace di finire le cose per tempo.

Distribuire bene  il tempo nell’arco della giornata

Aiutare gli altri ad aiutarvi a fare un uso migliore del vostro tempo è fondamentale.

Delegare compiti può farvi risparmiare tempo se vi accertate che le persone sappiano cosa stanno facendo,ma dovete comunicarlo adeguatamente e passare un po’ di tempo ad assicurarvi che sia chiaro ciò che si vuole da loro.

Allo stesso modo, quando accettate un compito, è necessario chiarire ciò che ci si aspetta da voi.

Spessissimo gli altri trascurano di fomirvi ragguagli sufficienti, e voi sprecate tempo prezioso a fare ciò che voi ritenete necessario invece di ciò che serve in realtà

È allarmante la quantità di tempo che viene sprecata ripetendo lavori non necessari. Quindi non è mai una perdita di tempo accertarsi di aver capito chiaramente.

Avere ben chiara la situazione significa che tutti faranno un uso migliore del proprio tempo.