Non Sprecare il tempo

A nessuno piace pensare di perdere tempo. Eppure in molti casi neppure ce ne accorglamo. Ecco qualche esempio:

. Fare due volte la stessa strada perché si è dimenticato qualcosa

· Riuscire a combinare soltanto la metà di quanto si erastabilito e non capirne il motivo

· chiedersi che fine abbia fatto il grosso della giornata

-vedere la propria lista delle cose da fare diventaresempre più lunga

vedere il contenitore delle pratiche da evadere riempirsi sempre di più

non riuscire a trovare un documento importante quando serve

-sprecare tempo a cercare qualcosa nel posto sbagliato perché non si ricorda più dove la si è messa.

Evita gli intralci

Scoprire come fare un uso migliore del vostro tempo richiede di esaminare gli intralci.

II segreto per gestire bene il tempo ha a che vedere con Ia vostra capacità organizzativa. Se siete di quelli che non badano molto alle procedure amministrative, probabilmente troverete I’idea di organizzarvi alquanto fastidiosa. In realtà una buona organizzazione contribuirà a farvi risparmiare parecchio tempo, sempre ammesso che non ne diventiate talmente ossessionati da finire per sprecarne ancora di più.

Trova la causa

Per gestire bene il tempo è necessario che siate onesti con voi stessi. Ponetevi le seguenti domande e rispondete il più sinceramente possibile.

1. Cosa faccio che non è affatto necessario fare?

2. Cosa faccio che potrei e dovrei far fare a qualcun altro?

3. Cosa faccio che mi porta via più tempo di quanto dovrebbe?

4. Cosa faccio che fa perdere tempno agli altri?

Fare le cose non è affatto necessario fare è un modo molto comune di organizzare male il tempo. Non solo producete cose di cui non avete bisogno, ma potreste anche produrre cose inutili!
Per esempio:

-Voi (o altri) continuate a fare cose non necessarie perché è sempre successo così da tempo immemorabile. Sapete che ne sarà di tale lavoro?

Produce un risultato veramente utile a voi o ad altri, o viene semplicemente archiviato o immagazzinato e mai più ripreso in considerazione;

– avete parecchie serie di libri nei quali sono laboriosamente elencate Ie transazioni

-state ancora gestendo manualmente una procedura, malgrado sia stata computerizzata, soltanto perch énon avete fiducia nel nuovo metodo.

2. Fare qualcosa che si potrebbe e dovrebbe affidare aqualcun altro è una tentazione, specialmente se riguarda un lavoro in cui siete bravi. Ma se non delegate deter-minali compiti avrete meno tempo da dedicare al restodella vostra attività. spesso sembra più rapido fare qualcosa da se che passare un po’ di tempo a deegarlo ad altri ; ed anche quando avrete affidato un incarico , trovate difficile resistere alla tentazione di intromettervi al minimo indizio di difficoltà. Ma se Io fate, dovrete affrontare ulteriori perdite di tempo, infatti sprecherete il vostro tempo a fare qualcosa che è stata assegnata a qualcun altro ¢e persone impareranno alla svelta che se incontreranno ostacoli, ci sarete sempre voi a cavarli d’impaccio non riuscirete a portare a termine I compiti che vi competono.

Inoltre molti saranno infastiditi dal vostro aiuto, mentre altri non si prenderanno nemmeno Ia briga di cominciare.

Nel frattempo la vostra efficienza sarà a rischio, costringendovi magari a delegare compiti di cui siete responsa-bili a qualcuno incapace di svolgerli bene (e che ancorauna volta dovrà ricorrere al vostro aiuto).

3. Cose che portano via più tempo del dovuto perché

-non siete organizzati e non riuscite a trovare le cosenecessarie a portare a termine un lavoro

-trovate il compito difficile perché non avete avutotempo di informarvi adeguatamente

-partite in quarta prima di aver capito esattamente cosadovete fare

NON Fare tutto da solo

A nessuno piace ammettere di fare perdere tempo agli altri.

-avere ripensamentiI e quindi nuove indicazioni da dare a chi ha già svolto gran parte del lavoro

-dimenticare di comunicare nuove informazioni cosicché gli altri continuano a lavorare su dati non aggiornati

-convocare qualcuno e poi non avere a disposizione I documenti o il materiale che vi servono e quindi spre care tempo a cercarli

-indire riunioni estemporanee senza ordine del giorno

I partecipanti non sanno quali argomenti verranno trattati e non si possano preparare ammettere interruzioni tali che la discussione duri piùdel previsto e sia meno produttiva.

Se vi ritenete colpevoli di qualcuno dei suddetti misfatti,pensate un po’quanto tempo complessivo è andato sprecato a causa vostra. Per esempio la mancata preparazione di una riunione

con 10 persone significa che essa durerà 25 minuti più del necessario, e quindi voi avrete scialacquato ben 250 minuti, vale a dire più di mezza giornata lavorativa.

Scuse

Se un lavoro vi porta via molto tempo perché è difficile, non riuscirete a svolgere tutti I vostri compiti e finire teper restare indietro. Se invece Io eviterete, quel lavoro non andrà avanti da solo e vi ritroverete in una crisi che vi siete creati da soli. E le crisi sono il modo migliore per perdere tempo.

Esistono un sacco di ragioni plausibili per non concludere le cose in tempo. Ma poiché tutti hanno a disposizione la stessa quantità di tempo, dev’essere il modo incui Io si gestisce a fare la differenza. In realtà non è mai vero che non si ha tempo a sufficienza. È vero inveceche si può e si deve sempre sfruttare al meglio. La prossima volta che sentirete voi stessi o altri dichiarare“Non ho avuto tempo”, riflettete sul motivo per cui non si è trovato il tempo. Chi non troverebbe il tempo di partecipare a un ricevimento a base di champagne a Parigi? La gente non riesce a fare le cose in tempo perché non sembra che il compito valga Io sforzo non ci sono altre cose interessanti da fare se rlori determitinato compito è heile dimentica fe come fare le cose per tempo.

Siate onesti con Io stessi e individuate I motivi reali per cui Ie cose non ven o vengono fatte in ritardo. Probabilmente le cose che non riuscite a fare in tempo sono quelle che non vi va di fare o trovate difficile gesti ·e. In tal caso una strategia utile è registrare come impiegate attualmente il tempo. Ciò vi fornirà una pietra diparagone per misurare I vostri progressi.

Conclusione il vostro atteggiamento

Il vostro atteggiamento riflette la vostra disponibilità a gestire il tempo o ad invocarne la mancanza come scusa per la vostra inefficienza.

Per mettere le cose a posto è necessaria la volonta.

Domande da porre a voi stessi

per stabilire se gestite il tempo con efficacia, riflettete sulle vostre risposte alle seguenti domande.

– Trovo difficile dire ciò che ho fatto durante la giornata?

-Ritengo un problema rispettare gli obiettivi prefissati durante le riunioni?

-Faccio cose che non c’è alcuna necessità di fare?

– Ho la tendenza a caricarmi del lavoro degli altri?

– Ho la tendenza a impiegare piil tempo del dovuto in determinate occasioni?

– Trovo difficile essere puntuale agli appuntamenti?

– Dimentico spesso cosa volevo fare?

Se avete risposto”sì”alla maggior parte di queste domande, la vostra capacità di gestire il tempo ha bis-gno di essere migliorata.

È molto meglio se…

– Dedia un po’di tempo a riflettere su come usate il tempo.

-Riuscite a individuare alcune delle cose che vi fanno perdele tempo.

Riuscite a individuare le cose che fanno perdettempo agli altri.

-Riuscite a descrivere chiaramente Ie vostre azionprincipali alla fine della giornata.

-Avete liducia nella possibilità di gestire meglio Ii vostro tempo.

Come Gestire il tempo pianificando la giornata

Pubblicato da Mary Ciavotta

Maria Ciavotta è social media marketing manager ed editrice dei siti wdonna.it e piattifacili.com.

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